Was, wenn alle zur selben Zeit auf Urlaub gehen wollen? Dann braucht es vom Vorgesetzten Fingerspitzengefühl, denn der Betrieb muss aufrechterhalten werden. Urlaub mit Kindern innerhalb der Ferienzeit geht im Zweifel vor. Der Zeitpunkt des Urlaubsantrags kann eine Rolle spielen ("first come, first served").
Betriebsurlaub kann vom Arbeitgeber nicht einseitig festgelegt werden, sondern ist mit dem Arbeitnehmer zu vereinbaren.
Grundsätzlich ist es ja ganz simpel: Urlaub ist zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber zu vereinbaren. Der Arbeitgeber kann seine Mitarbeiter nicht einseitig auf Urlaub schicken, der Arbeitnehmer kann Urlaub nicht einseitig antreten. Bei der Vereinbarung sind die Erfordernisse des Betriebes sowie die Erholungsmöglichkeiten des Arbeitnehmers zu berücksichtigen.
Was zumutbar ist und was nicht
Ansatzpunkte für die Beurteilung der Erholungsmöglichkeiten sind: die Urlaubspläne des Mitarbeiters (zum Beispiel der Reisetermin), die Ferienzeit von schulpflichtigen Kindern, die Situation eines berufstätigen Ehegatten, ganz allgemein die familiäre Situation. Das berechtigte Interesse an einem Familienurlaub wurde von den Gerichten mehrfach betont. Ein Urlaub mit Kleinkindern in Österreich Mitte November kann nicht zugemutet werden, so der OGH 1984. Damals war die Reise in das wetterbegünstigte Ausland mit Kindern wegen der großen Entfernung und im Hinblick auf das gesundheitliche Risiko nicht zumutbar. Dass eine Fernreise mit Kleinkindern eher unzumutbar ist, wird nach wie vor Gültigkeit haben. Betriebliche Interessen sind zB die zu erwartende Auftragslage des Unternehmens in bestimmten Zeiträumen.
Einer bestimmten Form bedarf die Vereinbarung nicht. Die Urlaubsvereinbarung kann schriftlich, zum Beispiel mittels eines Urlaubsformulars, mündlich oder sogar schlüssig erfolgen. In größeren Abteilungen ist das Eintragen in eine Urlaubsliste üblich und ausreichend. Äußert der Mitarbeiter einen konkreten Urlaubswunsch, muss der Arbeitgeber reagieren, es besteht eine Antwortpflicht.
Wenn alle in den Urlaub wollen
Was aber, wenn alle zur selben Zeit auf Urlaub gehen wollen? Dann braucht es vom Vorgesetzten Fingerspitzengefühl, denn der Betrieb muss aufrechterhalten werden. Urlaub mit Kindern innerhalb der Ferienzeit geht im Zweifel vor. Der Zeitpunkt des Urlaubsantrags kann eine Rolle spielen ("first come, first served"). Das Erfüllen der Urlaubswünsche in den vorangehenden Jahren ist ebenso zu berücksichtigen. Eine Fernreise nach Asien muss, sofern die Ferienzeit der Kinder keine Rolle spielt, nicht zwingend in den Sommerferien sein. Letztlich sind die Urlaubswünsche aller – nicht nur aus rechtlichen Gesichtspunkten – bestmöglich unter einen Hut zu bringen. Wie immer im Arbeitsleben bewährt es sich dabei, möglichst rechtzeitig gemeinsam nach Lösungen zu suchen.
Umgekehrt sind auch Urlaubssperren zulässig. Diese werden in der Praxis in einzelnen Abteilungen ausgesprochen, um zum Beispiel die rechtzeitige Fertigstellung eines Projekts zu gewährleisten. Der Arbeitgeber gibt damit im Vorhinein bekannt, dass er Urlaub in einem bestimmten Zeitraum nicht zustimmt. Urlaubssperren müssen einen sachlichen betrieblichen Grund haben.
Wann Urlaub abgebrochen werden kann
Ist Urlaub einmal vereinbart, sind beide Seiten daran gebunden. Ein einseitiges Abgehen bedarf eines besonders wichtigen Grundes. Die Aufrechterhaltung der Urlaubsvereinbarung muss unzumutbar sein. Auf Seiten des Arbeitgebers berechtigten nur außerordentliche betriebliche Situationen zum Rücktritt. Es müssen besonders schwerwiegende Gründe vorliegen. Der Einsatz eines bestimmten Mitarbeiters muss zur Vermeidung wirtschaftlicher Nachteile unbedingt notwendig sein. Hat der Arbeitnehmer seinen Urlaub bereits angetreten und soll er aus diesem zurückberufen werden, ist an das Vorliegen der Gründe ein noch strengerer Maßstab anzulegen. Es bedarf eines betrieblichen Notstandes. Stornokosten oder weiterlaufende Hotelkosten sind vom Arbeitgeber zu ersetzen.
Beim Arbeitnehmer betreffen berechtigte Rücktrittsgründe seine Person oder seine Familie. Denkbar ist zB der Todesfall eines nahen Angehörigen kurz vor Urlaubsantritt, eine akut notwendige medizinische Behandlung (Operation) des Arbeitnehmers, des Ehegatten oder eines Kindes oder zB auch die notwendige Pflege eines nahen Angehörigen. Auch für Arbeitnehmer gilt: Ist der Urlaub einmal angetreten, müssen die Gründe noch gravierender sein.
Wenn der Betrieb zum Urlaub "zwingt"
Die Erkrankung während des Urlaubs ist im Urlaubsgesetz gesondert geregelt. Dauert diese länger als drei Kalendertage und ist sie vom Arbeitnehmer nicht vorsätzlich oder grob fahrlässig herbeigeführt, unterbricht die Krankheit den Urlaub. Der Arbeitnehmer sollte die Erkrankung dem Arbeitgeber umgehend, längestens nach drei Kalendertagen mitteilen. Bei Rückkehr aus dem Krankenstand oder Urlaub muss er zudem unaufgefordert eine ärztliche Krankenstandsbestätigung vorlegen. Achtung: Die Unterbrechung führt nicht zu einer Verlängerung des Urlaubs über den ursprünglichen Endigungstermin hinaus. Tritt die Erkrankung vor dem Urlaubsantritt auf, besteht nur die eingeschränkte Möglichkeit zum Rücktritt.
Betriebsurlaub kann vom Arbeitgeber nicht einseitig festgelegt werden, sondern ist mit dem Arbeitnehmer zu vereinbaren. Gerichte lassen es zu, dass sich der Arbeitgeber zB bereits im Arbeitsvertrag die Zustimmung zum Verbrauch des Urlaubs während eines allgemeinen Betriebsurlaubs einholt. Dies ist zulässig, wenn die Erholungsinteressen des Arbeitnehmers dabei nicht außer Acht bleiben. Ein einheitlicher Betriebsurlaub ist umso eher zulässig, je günstiger die vereinbarten Urlaubszeiträume gemessen an den üblichen Urlaubsgewohnheiten sind. Die Verlagerung des Betriebsurlaubs in ungünstige Urlaubszeiträume bedarf hingegen handfester betrieblicher Erfordernisse. Zudem muss dem Arbeitnehmer trotz des voraus vereinbarten Betriebsurlaubs ein hinreichend großer Teil des Urlaubsanspruches zur freien Verfügung bleiben, in der Regel mehr als die Hälfte des jährlichen Erholungsurlaubs. In der Praxis werden Betriebsurlaube daher meist in der Dauer von rund zwei Wochen vereinbart. In dieser Zeit ruht die Arbeit, das Werk, die Arztpraxis oder dergleichen ist zur Gänze geschlossen.
Dauer und Erreichbarkeit
Übrigens: Ein "Recht auf Kurzurlaub" besteht nicht. Das Gesetz sieht vor, dass der gesamte Jahresurlaub in zwei Teilen, möglichst im selben Jahr zu verbrauchen ist. Ein Teil hat zumindest sechs Werktage zu betragen. Der gesetzlich vorgesehene, in der Praxis nicht zum Tragen kommende Mechanismus zum Durchsetzen eines Urlaubswunsches setzt voraus, dass der Urlaub zumindest drei Monate vorher bekannt gegeben wurde und zumindest zwölf Werktage (= zwei Arbeitswochen) umfasst.
Der Urlaub dient Erholungszwecken. Der Mitarbeiter kann nicht rechtens dazu verpflichtet werden, regelmäßig seine Mails zu checken oder telefonisch erreichbar zu sein. Deswegen gilt: Mobiltelefon und Notebook am besten zu Hause lassen. Rechtzeitig vor dem Urlaub klare Absprachen und Vertretungsregelungen treffen. Arbeitnehmer in Schlüsselpositionen sollten für eine Erreichbarkeit in Notfällen Sorge tragen.
Im Übrigen sollten Arbeitnehmer beachten, dass ihr Urlaub nach rund drei Jahren verjährt. Ein Abkaufen(lassen) von Urlaub ist verboten und rechtsunwirksam. (Jens Winter, 26.5.2017)