"Keine Zeit, keine Zeit, ich hab' doch keine Zeit." Vielen geht es täglich ähnlich wie dem weißen Kaninchen aus Alice im Wunderland. Dass effizientes Arbeiten nicht unbedingt etwas damit zu tun hat, brav die To-Do-Liste abzuhaken, beschreibt Zeitmanagement-Coach Elizabeth Grace Saunders im Harvard Business Manager. Oft würden Menschen die falschen Prioritäten setzen, weiß Sie aus ihrer Erfahrung.
Saunders brachte diesen Februar gleich ein ganzes Buch zum Thema Zeitmanagement heraus. In "How to Invest Your Time Like Money" geht es darum, dass man nicht erfolgreicher wird, indem man möglichst viele Aktivitäten in einen Arbeitstag zwängt. Ganz im Gegenteil: Wen man nicht mehr krankhaft versuche alle Aufgaben zu erledigen - jede Mail zu beantworten, an jeder Besprechung teilzunehmen - und stattdessen darüber nachdenke, auf welche Aktivitäten es am meisten ankommt, könne man sehr wichtige Arbeiten erledigen und später "ein Leben ohne Reue führen", schreibt Saunders.
Was sie damit meint: Die Zeit bewusst einteilen und sich an der Dringlichkeit der Aufgaben orientieren. Bevor man damit beginnen könne seine Zeit in die wirklich wichtigen Dinge zu investieren, müsse man allerdings über die häufigsten Zeitmanagement-Todsünden Bescheid wissen.
Die sieben Messages, die laut Saunders zu einem effizienteren Zeitmanagement und damit glücklicheren Leben führen, lauten:
1. Die Zeit im Auge behalten
Das für Saunders oberste Gebot: Über alles was man tut, Buch führen. Wichtigste Aktivitäten im Terminkalender notieren oder mit Zeiterfassungs-Apps kleine Hilfen verwenden - je nach persönlichem Geschmack soll hier genau darauf geachtet werden, was mit der eigenen Zeit angefangen wird. Die Frage, die sich jeder ab und an stellt - "Wo ist eigentlich die ganze Zeit geblieben?" - könne so vermieden werden. .
2. "Zeiträuber" meiden
Solche Diebe verortet Saunders nicht nur in Marketingexperten, die Tag und Nacht darüber nachdenken würden, was sie tun müssen, um unsere Aufmerksamkeit zu stehlen. Auch im eigenen Umfeld befinden sich manchmal Zeiträuber: "Es wird immer irgendjemand Anspruch auf Ihre Zeit erheben - zum Beispiel, indem er Ihnen ein neues Projekt aufzudrängen versucht, Sie bittet, einem Komitee beizutreten, oder sich mit Ihnen zum Mittagessen treffen will." Saunders empfiehlt deshalb dringend zu üben, zu allem, was einem nicht wichtig ist, Nein zu sagen.
3. Friends and Family first
Freunde treffen, pünktlich zum gemeinsamen Abendessen erscheinen, sich bei den Eltern melden - Aktivitäten, die bei viel Stress im Job oft links liegen bleiben. In vielerlei Hinsicht seien genau diese Dinge aber viel wichtiger, auch wenn sie weniger dringlich sind. Bezugspersonen können gerade in schwierigen und stressigen Zeiten eine enorme Unterstützung sein - Saunders rät deshalb dazu, sich solche Aktivitäten wie jeden andere Verpflichtung in den Terminkalender einzutragen.
4. Urlaub - ja bitte!
Was Auszeiten bringen können: Die Chance, neue Erfahrungen zu machen und eine engere Beziehung zu Freunden und Familie. Was das wiederum bringt: Stress wird abgebaut, Abstand gewonnen. Eine einfache Gleichung laut Zeitmanagement-Coach Saunders. Auch nennt sie Studien zum höheren Risiko für Herzerkrankungen bei zu wenig Urlaub. Entspannung solle man deshalb keinesfalls auf die leichte Schulter nehmen - auch damit in 20 Jahren keine "Eigentlich wollte ich doch immer..."-Vorwürfe an Sie selbst kommen. Schon besser: Auf einen Schatz voller "Ich bin froh, dass ich das gemacht habe!" zurückzublicken.
5. Es lebe der Sport
Auch der fünfte Ratschlag klingt banal, wird aber oft vernachlässigt: Wer genügend schläft, sich gesund ernährt und regelmäßig bewegt, führt ein sehr viel glücklicheres Leben. Die Zeitmanagement-Formel dahinter: "Wenn Ihnen Krankenhausaufenthalte, Medikamente, Operationen und chronische Schmerzen erspart bleiben, können Sie Ihr Leben in vollen Zügen genießen, statt sich durch jeden Tag durchquälen zu müssen", schreibt Saunders.
6. Zeit ist Geld
Sparsamkeit sei zwar eine durchaus sinnvolle Tugend, doch oft könne man sich Stunden sparen, indem man ein bisschen mehr Geld ausgibt. Diese Zeit könne man dann wieder in Aktivitäten investieren, die einem besonders am Herzen liegen. Saunders nennt das Beispiel lieber mit dem Auto oder dem Taxi zu fahren, als mit dem Zug - wenn die Fahrt dreimal so lange dauern würde. Noch ein konkreter Tipp: "Und vielleicht sollten Sie sich auch dazu entschließen, näher an Ihrem Arbeitsplatz zu wohnen, selbst wenn das teurer ist, weil Sie sich dadurch viele Stunden für die Fahrt zur Arbeit (und die damit verbundene Frustration) ersparen."
7. Einfach mal an die Decke starren
Das Wesentliche - nämlich was einem Freude bereitet, wer man ist und wo man hin möchte - gerate schnell aus dem Blickwinkel, wenn man sich nicht ganz bewusst Zeit zum Nachdenken nehme. Spaziergänge könnten hier eine Lösung sein, Tagebuch führen, beten, meditieren oder "einfach eine Zeit lang an die Decke starren und dabei keine andere Absicht verfolgen, als bei sich selbst zu sein."
Haben auch Sie nützliche Tipps fürs Zeitmanagement? Was ist Ihnen dabei wichtig? Wir freuen uns über Ihre Meinung im Forum! (lhag, derStandard.at, 14.4.2015)