Wenn die Vorfreude groß ist und man mit den Gedanken bereits im Flieger, wenn nicht gar schon am Strand ist, passieren leicht Unachtsamkeiten, die den Urlaub trüben können oder die Rückkehr noch schwerer machen. Eine gute Übergabe ist deswegen essenziell für einen unbeschwerten Urlaub. Das sieht auch Robert Szvetecz, Senior Manager bei Personaldienstleister Robert Half in Wien, so: "Urlaub dient der Regeneration. Wer in seinen Ferien gedanklich bei der Arbeit bleibt, weil er sich Sorgen um die Erledigung von Aufgaben oder den Fortschritt von Projekten macht, fühlt sich am Ende weniger erholt. Dann ist die Gefahr groß, dass Produktivität und Motivation leiden", sagt Szvetecz.

Bei Robert Half hat man sich deswegen fünf Tipps überlegt, die für eine gelungene Urlaubsübergabe hilfreich sein können:

1. Rechtzeitig informieren

Die Kollegen sollten spätestens ein bis zwei Wochen vor dem letzten Arbeitstag nochmals erinnert werden und für die Übergabe sollte ausreichend Zeit eingeplant werden: Freitags um 17 Uhr ist niemand mehr konzentriert oder motiviert, schließlich sollte es auch genügend Zeit und Raum für Rückfragen der Kolleginnen und Kollegen geben. Auch für sich selbst sollte ein Puffer eingerechnet werden: Am besten ist es, sich keine wichtigen Aufgaben oder Termine kurz vor den Urlaub zu legen, um Stress zu vermeiden. In jedem Fall ist es ratsam, sämtliche Verantwortlichkeiten, Aufgaben sowie externe Kontakte schriftlich festzuhalten. Dieses Dokument dient den Kollegen als Erinnerung und kommt auch zum Tragen, falls eine Vertretung ausfällt und jemand anderes einspringen muss.

2. Vertretung eindeutig benennen

Damit dieses Dokument überhaupt zustande kommt, gilt es natürlich Verantwortliche zu benennen. So wird auch verhindert, dass Aufgaben wegen unklarer Zuständigkeit nicht bearbeitet werden können. Passiert dies frühzeitig genug, kann auch abgeklärt werden, ob die vorgesehene Vertretung genügend Kapazitäten frei hat. Oft ist es aber auch sinnvoll, Aufgaben an mehrere Kollegen zu delegieren, um die Belastung gleichmäßig zu verteilen.

3. Aufräumen und Organisieren

Eine unstrukturierte Rückkehr kann die Erholung schnell zu Nichte machen. Dagegen helfen zwei einfache Maßnahmen: Zum einen die Ordnung auf dem Schreibtisch und in Unterlagen, um nach der Rückkehr nicht vom Chaos erschlagen zu werden. Zum anderen ist es hilfreich, sich eine To-Do-Liste für die Zeit nach dem Urlaub anzulegen. Beides hilft dabei, sich in den ersten Tagen nach der Rückkehr zu motivieren und Aufgaben zu priorisieren.

4. Die Abwesenheitsnotiz

Auch wenn die wichtigsten Kontakte vorab über den Urlaub informiert wurden ist eine Abwesenheitsnotiz unerlässlich. Diese sollte folgende Informationen enthalten: Das Datum der Rückkehr, den Kontakt der Vertretung sowie einen Hinweis, ob die E-Mail weitergeleitet wird. Gegebenenfalls sollte auch an eine Weiterleitung des Telefons an Kollegen gedacht werden.

5. Erreichbarkeit abklären

Besonders in leitenden Positionen ist es oft vertraglich vereinbart, auch im Urlaub erreichbar zu sein. Für diesen Fall sollten feste Zeiten vorgegeben werden, in denen man telefonisch erreichbar ist oder Mails beantwortet werden. Diese Vorgehensweise ist neben der angenehmeren Absprache mit Kollegen im Büro auch effizienter und erlaubt es eher zur Ruhe zu kommen, als wenn immer mal wieder zwischendurch auf das Handy oder den Laptop geschaut wird. (red, 20.6.2017)