Wien – Sie klingen spannend, mitunter dramatisch und manchmal sogar witzig: die Kurse, die die Verwaltungsakademie des Bundes und die Diplomatische Akademie zur Vorbereitung auf den EU-Ratsvorsitz angeboten haben, den Österreich bekanntlich seit 1. Juli innehat.
Vom Lehrling bis zum Spitzenbeamten
"Releasing the Caged Lion", "Taking Coffee in the European Union" oder auch "Den österreichischen EU-Ratsvorsitz mit Stil leiten" – die heimischen Beamten sollen für die Events, Sitzungen, Arbeitsgruppen, die Medienarbeit und das Lobbying zwischendurch gut vorbereitet sein. Schließlich warten 13 informelle Ratstagungen, über 30 formelle Ratstagungen, rund 300 Veranstaltungen und etwa 48.000 Tagungsteilnehmende in den nächsten sechs Monaten.
Zum Einsatz kommen dabei nicht nur erfahrene öffentlich Bedienstete, sondern auch Mitarbeiter der jeweiligen Fachministerien, junge Absolventen, die eine diplomatische Laufbahn anstreben, oder auch Lehrlinge, sagt Susanne Keppler-Schlesinger, Vizerektorin der Diplomatischen Akademie. "Wir haben vielseitige Angebote für ganz unterschiedliche Zielgruppen ausgearbeitet." In Zahlen heißt das: knapp 30 Module zu diversen Inhalten, mit denen etwa 1.500 Mitarbeiter des öffentlichen Diensts aller Verwendungsgruppen erreicht wurden.
Trends auf Twitter
Für Keppler-Schlesinger ist der Ratsvorsitz nichts Neues. Auch die letzten beiden Vorsitze, 1998 und 2006, hat sie bereits aktiv miterlebt. Was sich im Vergleich zu 2018 verändert habe, sei vor allem die Rolle sozialer Netzwerke und der sich dadurch verändernden Öffentlichkeitsarbeit. "Diese Kurse waren daher bei unseren Teilnehmern besonders beliebt", sagt die Vizerektorin.
Wie man eine Arbeitsgruppe auf Twitter oder gar auf Instagram promoten kann, das erklärte Kursteilnehmern zum Beispiel Susanne Weber. Sie ist im Exekutivsekretariat des Bundeskanzleramts zuständig für Websites und Social Media und damit auch für die Onlinekampagne des Vorsitzes verantwortlich. "Wer bei Behörden an verstaubte Schreibmaschinen denkt, liegt falsch: Social Media ist auch für die Kommunikation von Verwaltungsbehörden mittlerweile sehr wichtig. Es geht dabei vor allem um Transparenz und Dialog", sagt Weber.
Die Teilnehmer seien "großteils schon gut drauf gewesen", was die Benutzung von Twitter oder Facebook für die Arbeit angeht. "Die meisten Ministerien sind auf diesen Plattformen ja auch schon präsent." Und was wurde konkret gelernt? "Natürlich ging es einerseits um die wichtigsten Hashtags und Accounts, die man kennen sollte. Wir haben uns aber auch Best-Practice-Beispiele aus anderen Vorsitzländern angesehen. Es geht nicht nur um Wissensvermittlung", sagt die Expertin.
Softe Skills für harte Verhandlungen
Praktisch sei es beispielsweise auch um die Frage der Mehrsprachigkeit gegangen. Für die allgemeine Kampagne sei man natürlich auch in Kontakt mit den vorangegangenen Vorsitzländern gewesen, sagt Weber. Die Vorbereitungen für den Onlineauftritt des österreichischen Vorsitzes würden seit etwa zwei Jahren laufen, wenn man die Website mitberücksichtige.
Sprachen sind natürlich auch für die Beamten ein Thema. Auffrischen oder aneignen konnten sie sich diesbezügliche Kenntnisse an der Verwaltungsakademie des Bundes. Vor allem Englisch und Französisch standen dabei im Vordergrund. Und während an der Diplomatischen Akademie fachliche Weiterbildungen dominierten – zum Beispiel EU-Außenbeziehungen oder EU-Recht –, gab es an der Verwaltungsakademie auch softere Angebote: Smalltalk, Verhandlungsführung oder wie man bessere E-Mails schreibt.
Diese Soft Skills seien für einen Vorsitz sehr bedeutend, sagt Keppler-Schlesinger. Schließlich gehe es in vielen Arbeitsgruppen darum, Kompromisse zu erzielen. "Gute Kommunikation ist das A und O – und alles andere als einfach." Die heimischen Beamten sind vorbereitet. (Lara Hagen, 10.7.2018)