Gastbeitrag: Stefan Zischka, Maximilian Walka

Seit der Pandemie ist Homeoffice aus dem beruflichen Alltag nicht mehr wegzudenken. Obwohl der Gesetzgeber bereits im April 2021 spezielle Regelungen geschaffen hat, ist nach wie vor unklar, welche Kosten Firmen zu tragen haben, wenn ihre Mitarbeitenden Tätigkeiten von zu Hause verrichten. Eine aktuelle Entscheidung des Obersten Gerichtshofs (OGH) soll nun Aufschluss geben.

Im Anlassfall ging es um eine Dienstnehmerin, die infolge des ersten Lockdowns ab März 2020 auf Anweisung ihres Unternehmens von zu Hause aus tätig war. Ihr wurde dafür ein Laptop, ein Firmenhandy sowie ein Bürosessel zur Verfügung gestellt. Während der Arbeitszeiten konnte das Wohnzimmer durch die restlichen Familienmitglieder jedoch nicht mehr benutzt werden. Aufgrund der Standortschließung der Arbeitsstätte musste die Dienstnehmerin ihre Arbeitsleistung ab April 2020 sogar dauerhaft von zu Hause aus erbringen.

Bis Mitte August 2021 arbeitete sie durchgehend im Homeoffice, seitdem befindet sie sich im Krankenstand. Da keine Einigung über die Kostentragung erzielt werden konnte, brachte die Dienstnehmerin eine Klage ein. Der OGH sprach ihr nun nicht nur einen Ersatz für ihre Aufwendungen aufgrund der Tätigkeit zu Hause für die Vergangenheit, sondern auch für die Zukunft zu.

Praktische Folgen

Das Höchstgericht begründete die Entscheidung damit, dass Beschäftigte dann einen Aufwandersatzanspruch haben, wenn diese selbst Betriebsmittel zur Verfügung stellen, um den tatsächlich verursachten Mehraufwand auszugleichen. Im Zusammenhang mit Homeoffice beschränkt sich der Aufwandersatz dabei nicht nur auf die dort verursachten Mehrkosten, sondern bezieht sich auch auf anteilige Strom- und Heizkosten sowie die Miete. Ein derartiger Aufwandersatz besteht während eines Krankenstandes aber grundsätzlich nicht.

Für die Praxis bedeutet das, dass nicht nur ein – gesetzlich geregelter – Anspruch auf Ersatz der Kosten für sogenannte "digitale Arbeitsmittel" wie erforderliche IT-Hardware und -Software, Datenverbindung oder Diensthandy besteht, sondern unter bestimmten Umständen auch für andere Kosten, wie beispielsweise einen Schreibtisch, einen Bürostuhl oder anteilige Betriebs- sowie Mietkosten. Zu beachten ist aber, dass es sich im konkreten Fall um angeordnetes Homeoffice während der Pandemie handelte, der Arbeitsplatz in der Arbeitsstätte wegfiel und sich die Dienstnehmerin ausdrücklich gegen eine dauerhafte Arbeitsleistung im Homeoffice aussprach.

Die Entscheidung lässt sich daher nicht generell auf jede Tätigkeit im Homeoffice umlegen. Ob und in welcher Höhe Kosten durch die Firma zu tragen sind, ist daher im jeweiligen Einzelfall zu prüfen. Schlussendlich wird ein Anspruch auf einen zusätzlichen Kostenersatz vor allem dann ausgeschlossen sein, wenn Homeoffice seitens der Beschäftigten gewünscht ist und ein Arbeitsplatz im Unternehmen zur Verfügung steht. Um etwaigen Unklarheiten entgegenzutreten und kostspielige Rechtsstreitigkeiten zu vermeiden, sollten Firmen daher Homeoffice-Vereinbarungen abschließen, aus denen klar hervorgeht, ob und in welchem Ausmaß die Kosten übernommen werden. (Stefan Zischka, Maximilian Walka, 2.4.2024)